13.07.2025
Évènements
Planifier une Session de Formation : 10 conseils !
Organiser une session de formation efficace est un défi pour de nombreuses entreprises. Entre la préparation des contenus pédagogiques, la gestion des participants et la mise en place du lieu, chaque détail compte pour assurer le succès de l'évènement. Mais par où commencer pour garantir une session qui marquera les esprits et apportera des résultats tangibles à vos collaborateurs ?
Pour planifier une formation d’entreprise, il faut choisir le lieu et les intervenants, élaborer le programme, penser à la logistique et à l’accessibilité.
Dans cet article, nous vous mettons en avant dix conseils clés pour organiser une session de formation d'entreprise réussie. Que vous soyez responsable RH, manager ou organisateur d'évènement, ces astuces vous permettront de structurer votre projet et de le mener à bien. Lisez la suite pour découvrir comment créer une expérience d’apprentissage optimale pour vos collaborateurs.
Organiser une Session de Formation : choisir le Lieu de l'Évènement
Le choix du lieu est l’un des aspects les plus importants dans l’organisation d'une formation. Un espace bien adapté peut grandement influencer l’atmosphère de l’évènement, la productivité des participants et la fluidité de l’organisation. Pour que vos collaborateurs puissent se concentrer pleinement sur le contenu de la formation, il est essentiel de choisir un lieu qui répond à plusieurs critères. Ce lieu doit être accessible, disposer de l'équipement nécessaire (comme des projecteurs, un accès Internet fiable et des sièges confortables), et créer une ambiance propice à l’apprentissage.
De plus, l'environnement doit être inspirant et favoriser l’interaction entre les participants. L'idéal est de choisir un lieu qui puisse offrir des espaces modulables, permettant à la fois des sessions en groupe et des moments de travail individuel
Chez Reeve, nous proposons des lieux atypiques et inspirants à Paris, parfaits pour les formations d’entreprise. Nos espaces offrent une ambiance chaleureuse, loin des lieux classiques, et permettent de créer une atmosphère détendue, mais professionnelle, idéale pour stimuler la créativité et l'engagement des participants.
Comment planifier une Session de Formation d'Entreprise ?
Planifier une session de formation d'entreprise demande une approche structurée. Voici 10 conseils pour vous aider à organiser cet évènement de manière fluide et efficace.
1. Définir les Objectifs de la Formation
Avant même de commencer à organiser une session de formation, il est impératif de définir clairement les objectifs. Nous vous recommandons de vous poser des questions telles que :
- Qu'attendez-vous de cette formation ?
- Quels changements souhaitez-vous voir chez vos participants après la session ?
- À qui est destinée cette formation d’entreprise ?
- Combien y aura-t-il de participants ?
Une fois les objectifs définis, vous serez en mesure de structurer l'évènement de manière à atteindre ces résultats. Si votre objectif est par exemple d'améliorer les compétences techniques des collaborateurs, le contenu de la formation devra être orienté vers des exercices pratiques et des démonstrations. En revanche, si vous souhaitez favoriser l'esprit d'équipe, il sera plus pertinent de prévoir des ateliers collaboratifs.
2. Savoir à qui s’adresse la Formation
Savoir à qui s'adresse la formation est une étape capitale dans l’organisation d’un évènement. Le contenu, le format et même l’approche pédagogique doivent être adaptés en fonction du profil des participants. Une formation par exemple destinée à des cadres dirigeants ne sera pas la même que celle destinée à des collaborateurs en début de carrière. Il est donc essentiel de bien cerner le niveau de compétence des participants ainsi que leurs attentes. En fonction de ces éléments, vous pourrez choisir le type de contenu (théorique, pratique, ou mixte) et le niveau de complexité. Cette approche personnalisée garantit que la formation répondra véritablement aux besoins des participants, augmentant ainsi son efficacité et sa pertinence.
3. Préparer un Contenu Pertinent
Le contenu de la formation est l’élément central de l'évènement. Pour qu’il soit pertinent, il doit être aligné avec les objectifs définis en amont et adapté aux besoins du public cible. Ce contenu doit également être structuré de manière claire et logique. Une bonne méthode consiste à diviser la formation en modules bien définis, chacun abordant un aspect spécifique de la compétence à développer. De plus, il est important d’intégrer des moments interactifs dans le programme, comme des discussions en groupe, des études de cas, ou des simulations. Cela favorise l’engagement des participants et leur permet d’appliquer concrètement ce qu'ils apprennent. En enrichissant le contenu avec des exemples et des démonstrations, vous garantissez une meilleure assimilation des informations et un apprentissage plus durable.
4. Sélectionner les Formateurs et Intervenants
Le choix des formateurs est un critère de réussite essentiel pour la formation. En effet, la qualité du formateur impacte directement l’adhésion des participants au contenu proposé. Il est primordial de choisir des experts reconnus dans leur domaine, mais aussi capables de transmettre leur savoir de manière didactique. Un bon formateur doit être à la fois pédagogue et flexible, capable de s'adapter au niveau des participants tout en rendant le contenu vivant et dynamique. Il peut par exemple être utile de faire appel à un formateur ayant une expérience pratique dans le secteur, plutôt qu'à un théoricien. De plus, la capacité du formateur à stimuler la participation et à gérer les différentes dynamiques de groupe est primordiale pour garantir une formation interactive et engageante.
5. Choisir un Lieu Adapté à la Formation en question
Le lieu de la formation doit être choisi avec soin, car il influence directement l'expérience des participants. Un environnement bien aménagé et agréable peut améliorer l’attention et la motivation des participants. Il est essentiel que le lieu soit bien situé, facile d’accès et équipé des infrastructures nécessaires. Cela comprend des équipements audiovisuels (comme des projecteurs ou des écrans), un accès Wi-Fi de qualité, ainsi que des espaces pour les pauses. Un lieu calme et propice à la concentration permettra aux participants de se plonger pleinement dans le contenu de la formation.
6. Prévoir du Matériel et des Équipements Techniques
La qualité du matériel utilisé pendant la formation est un facteur déterminant pour sa réussite. Assurez-vous que l’équipement technique soit opérationnel et adapté au contenu de la formation. Cela concerne notamment :
- des projecteurs ;
- des ordinateurs ;
- des tableaux blancs interactifs ;
- un accès fiable à Internet.
Selon la nature de la formation, des outils plus spécifiques, comme des simulations informatiques ou des logiciels spécialisés, peuvent également être nécessaires. De plus, il est très important d’avoir du matériel de secours en cas de panne (par exemple, un projecteur supplémentaire ou des câbles de rechange). En prenant soin de cette logistique technique, vous éviterez les imprévus et garantissez le bon déroulement de la session.
7. Prendre en Compte la Logistique
La logistique est un aspect souvent négligé, mais essentiel dans l’organisation d’un évènement. Elle englobe plusieurs aspects : la gestion des inscriptions, la préparation des documents et des supports de formation, la réservation des transports pour les participants, et bien sûr, la gestion des pauses-café et des repas. La logistique doit être anticipée pour éviter toute mauvaise surprise le jour J. Assurez-vous que le lieu de formation soit bien desservi par les transports en commun et dispose de suffisamment de places de parking pour les participants. Prévoyez également des pauses régulières, permettant aux participants de se détendre et d’échanger, créant ainsi une atmosphère plus conviviale et propice à l’apprentissage.
8. Créer un Agenda bien Structuré pour l’Évènement d’Entreprise
L’agenda de la formation doit être conçu de manière à maximiser l'efficacité de l'évènement. Un programme bien structuré permet de rythmer la journée et d’assurer un équilibre entre théorie et pratique. Il est également important d’inclure des plages horaires pour les discussions et les échanges informels, ce qui favorise l’interaction entre les participants. Veillez à respecter les temps de pause pour éviter les fringales ou la fatigue. Enfin, l’agenda doit être flexible pour permettre d’adapter le déroulement de la formation en fonction de l’évolution de l’audience et de l’intérêt qu’elle porte à certains sujets. Une bonne gestion du temps durant la formation contribue à maintenir l’attention des participants et à éviter que la session ne devienne trop monotone.
9. Préparer des Outils d'Évaluation
L’évaluation est un outil indispensable pour mesurer l’efficacité de la formation et obtenir des retours sur les points à améliorer. Vous pouvez opter pour plusieurs types d’évaluations : des questionnaires à remplir en fin de session, des tests de connaissances, ou encore des feedbacks en direct. Ces évaluations doivent être conçues pour être simples et claires, tout en couvrant l’essentiel des compétences abordées. Elles permettront non seulement de mesurer la progression des participants, mais aussi d’obtenir des suggestions sur la qualité du contenu et de l’organisation. De plus, un suivi post-formation, sous forme de tests ou d’exercices supplémentaires, peut aider à renforcer les acquis et à garantir une application efficace des compétences apprises.
10. Assurer un Suivi Post-Formation
Une fois la formation terminée, le suivi est essentiel pour s’assurer que les connaissances acquises sont appliquées dans le quotidien des participants. Le suivi peut prendre plusieurs formes. On pense par exemple à :
- des séances de coaching ;
- des ateliers supplémentaires ;
- l'envoi de ressources complémentaires.
Ce processus de post-formation permet de renforcer l’engagement des participants et d’identifier d’éventuelles difficultés dans la mise en pratique des compétences acquises. En maintenant le lien avec les participants après la formation, vous leur montrez que leur apprentissage continue de vous importer et que vous êtes prêt à les soutenir dans leur développement professionnel.
Gérez votre Formation d'Entreprise avec un Professionnel
Planifier et organiser une formation d'entreprise n'est pas une tâche à prendre à la légère. Cela nécessite une préparation minutieuse et une attention particulière aux détails pour garantir une session enrichissante pour tous les participants. Travailler avec un professionnel pour gérer la logistique et le contenu peut grandement faciliter ce processus. Avec l’accompagnement de spécialistes en gestion de formations, vous pourrez vous concentrer sur l’essentiel : l'impact de la formation sur les participants.
Si vous cherchez à organiser une formation dans un lieu atypique et inspirant, Reeve propose des espaces de qualité, "comme à la maison", parfaitement adaptés à vos besoins professionnels. Nos lieux sont idéaux pour les évènements professionnels, offrant une ambiance chaleureuse tout en étant équipés des dernières technologies pour garantir une formation réussie.
